Gabarito – EBSERH – Arquivologia

Olá, pessoal! Tudo bem? Espero que sim e também desejo que essa segunda esteja sendo um dia merecido pra você que fez a prova da EBSERH ontem e acertou todas as questões de arquivologia, certo? 🙂

A nossa prova veio com três questões marotas que giraram em torno de alguns assuntos: protocolo, gestão de documentos, métodos de arquivamento e classificação dos arquivos. Vamos à resolução?

Questão 39

O setor de Protocolo é, comumente, o setor responsável pelo recebimento, registro, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos. Acerca desse assunto, assinale a alternativa incorreta.

a) Quando o setor de Protocolo é centralizado, os documentos e atividades de controle ficam em um único local na organização

Resolução: quando o protocolo é descentralizado, temos uma dissipação dos dos documentos e das atividades de controle em diversos locais. A centralização, por sua vez, os unifica em um só local, como afirma a questão.

Resposta: certa

b) Após o registro, os documentos são numerados (autuados) conforme sua ordem de chegada ao arquivo

Resolução: uma das atividades desenvolvidas no protocolo é o registro ou a autuação. Nesse momento, algumas informações são retiradas dos documentos e inseridas em um sistema, manual ou informatizado, e um número de entrada é atribuído a ele. Esse número é atribuído de acordo com a ordem de chegada ao arquivo, como afirma a questão. Resposta: certa

c) São vantagens do sistema descentralizado: treinamento mais eficiente de pessoal de arquivo, maiores possibilidades de padronização de
normas e procedimentos e nítida delimitação de
responsabilidades

Resolução: a descentralização dissipa as atividades, o que torna o controle das atividades e do pessoal mais difícil. Desse modo, o treinamento eficiente, a padronização e a delimitação das responsabilidades são pontos de desvantagem em relação ao sistema centralizado.

Resposta: errada

d) A tramitação é um conjunto de procedimentos formais definidos pela empresa. É o caminho que o documento percorre desde sua entrada na empresa até chegar ao seu destinatário (cumprir sua função)

Resolução: a tramitação pode ser definida como a movimentação que o documento faz dentro ou fora da instituição. Se ele foi criado no setor A, foi para o setor B, depois para o setor C e voltou ao setor A, temos que a tramitação do documento foi A, B, C, A. É todo o curso que o documento percorre.

Resposta: certa

e) A distribuição é a entrega dos documentos para os respectivos destinatários

Resolução: a distribuição é o envio do documento internamente à instituição. Se o Protocolo receber um documento e enviar para um setor, internamente, temos a distribuição. Entretanto, se o envio for externo, ou seja, de dentro para fora, temos a chamada expedição de documentos.

Dica:

Expedição = externo (repare que ambas as palavras começam com “ex”)

Distribuição = interno (repare que a palavra distribuição contém três “i’s” e interno também começa com “i”.

Diante da análise das alternativas, a única que contém uma resposta incorreta é a letra C, já que temos um item que elenca vantagens que não fazem parte da descentralização.

Gabarito da Professora: C

Gabarito da Banca: C

Questão 40

Gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes a produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos nas fases corrente e intermediária, visando sua eliminação o recolhimento para guarda permanente (Lei de Arquivos nº 8.159/1991).
Acerca desse assunto, assinale a alternativa correta.

a) As fases da gestão de documentos são: recebimento, manutenção e destinação final

Resolução: as fases da gestão de documentos são produção, utilização, tramitação, avaliação e arquivamento de documentos. Alguma bancas consideram de forma reduzida, ou seja, produção, utilização e destinação final. De toda forma, o item está errado porque manutenção não faz parte da gestão de documentos.

Resposta: errada

Mnemônico para as fases da gestão de documentos:

PUTAA (produção utilização, tramitação, avaliação e arquivamento

PUD (produção, utilização e destinação)

b) Tramitação é o processo de análise de documentos de arquivo que estabelece os prazos de guarda e a destinação final, de acordo com os valores que lhes são atribuídos

A definição apresentada pela questão faz parte de uma das fases da gestão de documentos chamada avaliação.

A tramitação seria a movimentação que o documento faz dentro ou fora da instituição.

Resposta: errada

c) Documentos de guarda temporária são aqueles de interesse passageiro, que não possuem valor administrativo, legal ou fiscal para o órgão ou entidade

Resolução: os documentos de guarda temporária possuem valor administrativo, fiscal ou legal. A questão afirma o contrário, o que está incorreto.

Resposta: errada

d) Os prazos de guarda não se vinculam à determinação do valor do documento, mas a tempo necessário para seu arquivamento nas fases corrente e permanente, procurando atender, exclusivamente, às necessidades da administração que o gerou

Os prazos de guarda possuem íntima relação com o valor do documento. Um documento só possui um prazo de guarda definido pela tabela de temporalidade porque em um momento anterior esse prazo foi definido na etapa de avaliação. Além do mais, os prazos são para as idades correntes e intermediárias, e não permanentes, como afirma a questão. A fase permanente é uma destinação final, assim como a eliminação.

Resposta: errada

e) A tabela de temporalidade é um instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento ou eliminação de documentos

Resolução: esse é exatamente o conceito da tabela de temporalidade. Pra acrescentar, a tabela é elaborada pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) através da atividade de avaliação de documentos. Resposta: certa

Diante da análise dos itens, a única alternativa que possui uma resposta inteiramente correta é a letra E.

Gabarito da Professora: E

Gabarito da Banca: E

Questão 49

Sobre arquivamento e ordenação de documentos de arquivo, assinale a alternativa que preencha correta e respectivamente as lacunas.

Arquivo ___________ são documentos que possivelmente poderão ser utilizados no futuro e que devem ser guardados por longo período. __________, refere-se à maneira de representar o documento de acordo com o seu suporte. No método de arquivamento o principal elemento é o assunto. O método geográfico de arquivamento é classificado como integrante do sistema_______________.´

a) Ativo / Espécie / ideográfico / direto
b) Morto / Gênero / ideográfico / direto
c) Morto /Espécie / alfabético / indireto
d) Ativo / Gênero / ideográfico / indireto
e) Morto / Espécie / alfabético / direto

Vamos analisar as afirmações separadamente.

Arquivo ___________ são documentos que possivelmente poderão ser utilizados no futuro e que devem ser guardados por longo período.

Documentos que são guardados por um longo período em virtude da possibilidade de uso futuro são os arquivos permanentes. Se você é meu aluno, não se assustou com a alternativa “arquivo morto”, pois eu sempre falo que apesar de essa não ser uma terminologia usual e correta para a área, algumas bancas gostam sim de utilizar e não tem nada que possamos fazer quanto a isso. Portanto, a palavra que completa a frase é “morto”.

__________, refere-se à maneira de representar o documento de acordo com o seu suporte.

De acordo com o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (DBTA), gênero documental é a reunião de espécies documentais que se assemelham por seus caracteres essenciais, particularmente o suporte e o formato, que exigem processamento técnico específico e, por vezes,
mediação técnica para acesso como documentos audiovisuais, documentos audiovisuais, documentos bibliográficos, documentos cartográficos, documentos eletrônicos, documentos filmográficos, documentos iconográficos, documentos micrográficos, documentos textuais.

A questão não menciona o formato, só o suporte, mas não é por isso que deixa de estar certa.

No método de arquivamento _________ o principal elemento é o assunto.

O método de arquivamento que leva em consideração o assunto contido nos documentos é ideográfico. Você á deve imaginar o quanto a aplicação desse método é subjetiva, certo? Aqui dependemos da interpretação de cada um para a aplicação do método.

O método geográfico de arquivamento é classificado como integrante do sistema_______________.´

O sistema direto permite que os documento sejam encontrados sem a ajuda de um instrumento auxiliar. Em contrapartida, no indireto precisamos de índices ou outros instrumentos que nos guiem até o local de armazenamento e acondicionamento dos documentos. No caso do método de arquivamento geográfico, a busca se faz diretamente no documento, ou seja, o método faz parte do sistema direto.

Gabarito da Professora: B

Gabarito da Banca: B

Espero que você tenha acertado todas! Se ficou alguma dúvida, me manda uma mensagem pelo instagram @profserennaalves

Até a próxima!